UT3 - Teórico - Control de disponibilidades - Arqueos

Disponibilidades es el capítulo del Activo de mayor liquidez, o sea con rápida convertibilidad a dinero, certeza de su valor y efectividad para cancelar obligaciones.

Ejemplos de ellos son las cuentas de efectivo en moneda nacional y extranjera o las cuentas corrientes bancacias.

No se incluyen en Disponibilidades los rubros de cuentas bancarias como los depósitos a plazo fijo o cajas de ahorro con limitaciones para su retiro.

El primer rubro que analizaremos es al de Caja y su procedimiento de control se llama Arqueo de Caja. Luego veremos el control de las cuentas corrientes bancarias y su procedimiento de control que se llama Conciliación Bancaria.

Ambos procedimientos son útiles en la contabilidad para ajustarlos a la realidad. 

ARQUEO DE CAJA

INTRODUCCIÓN

La Caja es el Activo de la empresa de mayor liquidez (Liquidez está relacionado con efectivo) por lo que está expuesto a robos y fraudes. 
Con la finalidad de evitarlos es que se estableció un procedimiento que proporciona un control adecuado sobre la Caja llamado "Arqueo de Caja".

DEFINICIÓN: 

El Arqueo de Caja lo que pretende es determinar si existe alguna diferencia entre el saldo contable con los fondos en poder de la empresa en un momento determinado.
Es un procedimiento "ocular" para verificar el dinero que se encuentra en poder de la empresa.

TIPOS DE ARQUEO: hay dos tipos que cumplen diferentes funciones

• Arqueo Sorpresivo. Se utiliza para detectar fraudes y errores contables.
• Arqueo de fin de ejercicio. Se utiliza para realizar la corrección de saldos contables a fecha de balance.

COMPONENTES DEL ARQUEO

a) FONDOS SUJETOS A ARQUEO. Esta compuesto por el saldo de la cuenta según comprobantes contabilizados + comprobantes de  entradas de caja no contabilizadas – comprobantes de salida de caja no contabilizados (gastos, depósitos, vales, etc.).
O sea, el saldo del día anterior más comprobantes de ingresos de caja y menos comprobantes de egresos de caja.

Nota: Pueden haber arqueos de diferentes tipos de fondos, p. ej. caja moneda nacional o extranjera, cheques diferidos a cobrar, conformes a cobrar, etc. o cualquier partida que tenga caraterísticas de liquidez, certeza y efectividad en moneda nacional o extranjera.

En cada caso los fondos sujetos a arqueo son el saldo de dicho rubro más y menos comprobantres de ingresos y egresos de ese tipo de fondos. 

b) FONDOS ARQUEADOS. Esta compuesto por los elementos representativos de fondos (para el caso de la Caja: efectivo y cheques del día)

Nota: Si el arqueo es de conformes a cobrar, cheques diferidos a cobrar, moneda extranjera, etc. los valores son ellos mismos y no se deben mezclar con otras actas de arqueo.

c) DIFERENCIA. Si los fondos sujetos a arqueo son mayores que los fondos arqueados diremos que estamos frente a un Faltante o Quebranto de Caja.

Si los fondos sujetos a arqueo son menores que los fondos arqueados tendremos un Sobrante de Caja.

ARQUEO DE OTROS TIPOS DE ACTIVOS
Existen otros tipos de activos que cumplen con las características de la cuenta Caja.

Con este procedimiento podemos arquear otro tipo de cuentas como:
-       Cheques Diferidos a Cobrar

-       Documentos a Cobrar
-    Moneda extranjera, etc

PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR EL ARQUEO

1) Lo primero que hay que realizar es separar por un lado los Fondos Sujetos a Arqueo de los Fondos Arqueados.

2) Dentro de los fondos sujetos a arqueo se deben incluir:

   a) El saldo de fondos del día anterior ( o sea el saldo contable con el que inicio el día)
  
   b) Los comprobantes relacionados con movimientos de los fondos sujetos a arqueo:
     Por ejemplo, si estamos controlando la caja habrán:

• Comprobantes de salidas de caja, como por ejemplo: depósitos de efectivo y cheques del día, recibos de pago a proveedores, comprobantes por compras con boletas al contado, vales de egresos de caja, etc.
• Comprobantes de ingresos de caja, como por ejemplo recibos de cobro a deudores, boletas de venta al contado, vales de ingresos de caja, etc

En resumen, aqui va el saldo de caja del inicio del día y los comprobantes de entrada y salida de caja.

3) Dentro de los fondos arqueados solamente se detallarán los valores, en el caso del Arqueo de Caja irán el Efectivo y los Cheques de Terceros del día (que están disponibles para su cobro en el día o pueden ser depositados)

En resumen, aqui solamente van valores.

4) Comparación: Luego de detallar los fondos arqueados y fondos sujetos a arqueo se deben comparar ambos saldos. 
Si existen diferencias pueden ser de dos tipos:
     a) Fondos arqueados > Fondos Sujetos a Arqueo, la diferencia es un sobrante de caja;
     b) Fondos Arqueados < Fondos Sujetos a Arqueo, la diferencia es un faltante o quebranto de caja.
Esta diferencia se debe incluir, en el acta de arqueo de caja, dentro del capítulo de Fondos sujetos a arqueo.

5)  Ajustes: Corresponde realizar al final los ajustes para reflejar en la contabilidad el saldo real de caja y para ello debemos registrar lo que queda pendiente de registración en el acta de arqueo en los fondos sujetos a arqueo.
Deben realizarse la contabilización de:
a) los comprobantes del día (de ingresos y  egresos de caja)
b) registrar la diferencia de caja


Notas importantes: 

En poder del Cajero pueden haber otros comprobantes y fondos considerados valores posibles de ser arqueados pero no deben formar parte del arqueo de caja porque solamente interesan los comprobantes relacionados al rubro Caja (compuesta por efectivo y cheques de terceros del día)

En consecuencia: NO deben considerarse en el acta de arqueo de caja:

• Cheques para pagar a acreedores (Porque estos se reflejan en la cuenta Banco)
• Cheques diferidos de terceros (porque no son caja; son cheques diferidos a cobrar)
• Conformes a cobrar (forman parte de la cuenta Conformes a cobrar y no de la cuenta caja)
• Moneda extranjera, si estamos arqueando moneda nacional, porque la Caja Moneda extranjera es pasible de otro arqueo independiente.