Ajustes al ejercicio económico.
Bajo este título se encuentran aquellos
ajustes de cuentas diferenciales, o
sea las de resultados o sea pérdidas y
ganancias.
El principio contable que hay que
aplicar es el Principio de lo devengado y
especialmente de aquellas cuentas que tiene un plazo como los seguros,
intereses y alquileres. Dependen de un período de tiempo y ese período debe
compararse con el ejercicio económico: el período de un año en el cual se
confeccionan los Estados Contables que es la información económico-financiera
de la empresa que reflejan la situación patrimonial y los resultados de las
operaciones del ejercicio.
Principio o criterio de lo devengado:
“Deben reflejarse en el ejercicio todos los resultados,
independientemente de si se han cobrado o pagado.”
O sea que se deben reconocer las
pérdidas y ganancias en función del tiempo (período), independientemente de
haberlas pagado o cobrado. Este método reconoce un hecho económico (una venta,
una compra, una prestación de servicio, etc.) sin preocuparse de los efectos
del movimiento de efectivo que genera.
Analizando el principio hay
varias palabras claves que hay que analizar:
Reflejar:
quiere decir que deben registrarse contablemente.
Resultados: se
refieren a las cuentas diferenciales: las pérdidas o ganancias.
Ejercicio: Se
refiere al período de tiempo en el que se miden los resultados.
“Devengado” es antagónico a “percibido”.
Éste último se refiere al reconocimiento en el momento en que se cobra o paga
independientemente de que corresponda al ejercicio en que se realiza el pago o
cobro.
El criterio de lo percibido es un
método que reconoce los movimientos de caja sin considerar cuándo se han
producido los hechos económicos que los ocasionan, es decir, que se enfoca en
los aspectos financieros: en el momento de cobro o pago.
Por ejemplo:
Se ha contraído un préstamo en el mes de junio y se paga en agosto. Para el
criterio de lo percibido se da importancia al mes de agosto, porque allí es
donde existirá un egreso por el pago de la deuda. Nos fijaremos aquí en las
cuentas que registran entradas o salidas de fondos.
Sin embargo,
para el criterio de lo devengado no se enfoca en el momento de realización del
hecho económico, ni su finalización, sino el período que abarca. La intención
es verificar que el resultado sea imputable al ejercicio económico. Aquí lo que
se dará importancia es en los resultados por intereses perdidos, que dependen
de un tiempo y es la cuenta de resultados.
Si el resultado no pertenece al ejercicio
económico entonces se difiere a ejercicios futuros.
Hay que aplicar el principio de prudencia en aquellos
casos en los que hay que reflejar el resultado (pérdidas o ganancias) o cuenta integral
(activo, pasivo) en el ejercicio que corresponda. En estos casos estamos
hablando de hechos económicos relacionados a un ejercicio económico. Es similar
al criterio de prudencia:
Criterio de prudencia:
“Se deben reconocer las pérdidas en el
momento que se conocen y las ganancias en el momento que se realicen”
El criterio lo que dice es que si
conozco alguna situación que pueda perjudicar a la empresa, esta debe
reflejarse contablemente (sin exageraciones) y por otro lado, no se reconocerán
ganancias hasta que no tenga la certeza de que haya una probabilidad razonable
de que se cobrarán las ganancias.
En esos casos se reconoce el
resultado (ganancia) y el activo relacionado. Por ejemplo: Si considero que una
cuenta de un deudor tiene una razonable certeza de cobro (porque tengo un
contrato firmado aprobando mi cotización, o una orden de compra del proveedor,
o se le entregó la mercadería al cliente, entonces puedo facturar y considerar
el hecho económico como un ingreso y el activo.
Por otro lado, si tengo una
certeza razonable de que voy a tener una pérdida, es razonable registrarla y
crear el pasivo relacionado con un criterio similar al de los ingresos. Por
ejemplo: se me pasó la fecha de pago de un impuesto y me cobrarán un a multa y
recargos por el hecho. Se debe registrar la pérdida por multas y recargos y por
otro lado generar un pasivo a pagar; por ejemplo DGI a pagar.
La intención es que la empresa no
se vea perjudicada en la exposición de los resultados, ya que una exageración
de resultados, aumentando o disminuyendo el patrimonio (a través de la
determinación de los resultados del ejercicio) puede generar dificultades financieras.
¿Porque? Porque si distribuyo resultados (por un aumento de ganancias más de lo
razonable) más de la cuenta estaría descapitalizando la empresa, mientras que
si expongo pérdidas en demasía, la empresa me distribuirá menos utilidades. Se
trata de medir correctamente el Patrimonio.
¿Cuándo se aplica este principio?
Principalmente cuando hay errores u omisiones.
Errores son cuando hay registros que no reflejan la realidad de la
situación económica: se ha realizado una registración pero no es lo la realidad
(por ejemplo: Se registró una venta a crédito acreditando Intereses ganados en
vez del rubro Ventas). Lo que corresponde hacer es ajustar el rubro mal registrado.
El método es analizar la
registración, compararla con la registración correcta y hacer el asiento de
ajuste.
Omisiones son cuando hubo un hecho económico pero no se registró
nada. Lo que corresponde hacerse es la registración correcta.
En la práctica, los criterios de lo percibido y de lo devengado, lejos
de ser formas contrapuestas de entender la contabilidad, se complementan para interpretar
de forma integral a la compleja realidad de la exposición de los hechos
económicos.
RUBROS A ANALIZAR:
SEGUROS
Hay que tener en cuenta la
terminología relacionada a seguros:
Póliza: es el documento o contrato en
el que se reflejan las condiciones de contratación del seguro.
Riesgo: es la eventualidad o
contingencia o siniestro que se quiere prevenir; por ejemplo: hurto e incendio
de inmueble.
Cobertura: es el monto por el que
quiere cubrir la eventualidad; por ejemplo: la mitad del valor del activo.
Vigencia: Es el período de la cobertura
del riesgo.
Prima: es el importe a pagar por la
cobertura del siniestro
Línea de tiempo: es la herramienta de descripción que utilizamos
para analizar la situación de seguros respecto a la fecha de balance.
“Seguros” es una
cuenta de pérdidas y por lo tanto se expone en el Estado de Resultados en el
capítulo de Gastos de Administración y ventas. Para analizar este rubro se
utilizará el principio de lo devengado: verificar cuanto de pérdidas pertenece
al ejercicio. Corresponde al resultado desde el inicio de la vigencia del
contrato hasta la fecha de balance: esa es la pérdida del ejercicio.
El pasivo relacionado a Seguros
es “Seguros a pagar”. Representa la
deuda aún no cancelada del seguro. Es una cuenta integral y se clasificará en
el Pasivo en el capítulo de Deudas Diversas.
Las cuentas Seguros pagados por
adelantado y Seguros a vencer son cuentas utilizadas para diferir los
resultados.
“Seguros pagados por adelantado” es el importe pagado más allá de la
fecha de balance. Si lo que se paga es mayor al importe de la cuenta seguros
eso es seguros pagados por adelantado. Es una cuenta de Activo porque
representa un derecho y se expone en el capítulo de Otros Créditos.
“Seguros a vencer” es el importe posterior a la fecha de balance y
hasta el fin de la vigencia que aún no se ha pagado por adelantado. Es una
cuenta reguladora de pasivo. Regulariza la exposición de la cuenta Seguros a Pagar
y sería el importe que la empresa de seguros debería cancelar de la deuda en
caso de cancelar el seguro.
Metodología para
realizar ajustes de Seguros:
No existe una sola manera de realizar los ajustes de Seguros
pero el criterio es el siguiente: hay que comparar lo contabilizado con lo que
debería estar contabilizado y el ajuste surge de dicha comparación.
Pasos:
1)
En principio hay que exponer la realidad
contable al momento del análisis, que es la fecha de balance.
Eso implica conocer los saldos de las
cuentas:
a.
Seguros
b.
Seguros a vencer
c.
Seguros pagados por adelantado
d.
Seguros a pagar
La forma de mostrar esto es a través de las
cuentas “T” que es una forma práctica de mostrar la realidad
2)
Análisis de la línea de tiempo: se expone como
debería tener de saldo cada cuenta de la lista anterior. El análisis tiene como
punto central la fecha de balance o sea la fecha de cierre del ejercicio
económico.
3)
Se comparan los saldos de los rubros (paso 1)
con lo que deberían tener (paso 2). De la comparación surgen diferencias, que
son las partidas de ajuste.
Se trabaja con las cuentas “T” del paso 1)
y se comparan con las cifras obtenidas en el paso 2). Las diferencias que hacen
que el saldo de las cuentas “T” y los saldos de las cuentas obtenidas de la línea de tiempo se escriben resaltándolos
en un círculo porque esas serán las cifras de ajuste del asiento de ajuste.
4)
Se realiza el asiento de ajuste con las cifras
que surgen de la comparación anterior
INTERESES
Es el precio del dinero devengado por un préstamo. Corresponde
a un importe de dinero relacionado con un período de tiempo. Es el precio que
se paga por financiar una suma de dinero por un período de tiempo.
Los rubros utilizados para el análisis son:
Intereses Ganados e Intereses
Ganados a vencer
Intereses perdidos e Intereses
perdidos a vencer.
Intereses ganados
pueden ser de dos tipos:
Intereses ganados comerciales
(los que se facturan a clientes y tiene la particularidad de que tienen IVA).
Es una cuenta del Estado de Resultados que se expone en el capítulo de Resultados
diversos en Ganancias.
Intereses ganados bancarios (los
que se generan por operaciones bancarias por depósitos en cuenta corriente,
cajas de ahorros, plazos fijos, etc.) Se exponen en el Estado de Resultados en
el capítulo de Resultados financieros en Ingresos.
Intereses ganados a
vencer son cuentas reguladoras de activo y representan el importe no
devengado por intereses que están en la cuenta principal que la genera (o sea,
que se difiere a ejercicios posteriores a la fecha de balance) y entonces en el
caso de intereses comerciales esta cuenta aparecerá deducida del capítulo del
Activo de Créditos por Ventas que contienen los Deudores por ventas, Conformes a
cobrar o cheques diferidos a cobrar, por ejemplo.
Activo
Créditos
por ventas
Deudores por Ventas 10.000
Menos: Intereses ganados a
vencer (
1.000) 9.000
En el caso de los intereses relacionados con activos
bancarios esta cuenta aparecerá deducida de los activos relacionados como por
ejemplo: Depósitos a plazo fijo, Bonos del Tesoro y Letras de Tesorería, etc.
Activo
Inversiones
temporarias (o permanentes, si es el caso)
Depósitos a plazo fijo 10.000
Menos: intereses ganados a vencer (1.000) 9.000
Intereses perdidos
también puede ser de dos tipos:
Intereses perdidos comerciales que es el que surge por el
financiamiento con proveedores y están gravados por IVA.
Intereses perdidos financieros que es el que surge por el financiamiento
con el sistema bancario y no están gravados por impuestos.
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